Pour déposer des factures auprès des organismes publics via Chorus Pro, il faut maîtriser les étapes d’inscription, choisir le bon mode d’envoi et respecter les formats et contrôles attendus. Nous vous proposons un guide technique, orienté terrain, qui couvre la création de compte, les options de dépôt, les formats acceptés, la procédure sur le portail, le suivi des contrôles et les points de vigilance pour réduire les rejets et accélérer les paiements.
TL;DR :
Pour facturer les entités publiques via Chorus Pro avec un minimum de rejets, alignez inscription, mode d’envoi et format, puis cadrez le suivi pour accélérer le paiement.
- Créez et validez le compte avec votre SIRET, paramétrez les mandats, ajoutez un contact administratif et un contact technique.
- Choisissez le mode selon le volume : Portail pour faibles volumes, API/EDI pour flux intégrés à l’ERP.
- Respectez les formats : PDF signé si pas de contrôle interne, XML structuré ou mixte, Factur-X, lot possible en ZIP jusqu’à 30 Mo.
- Sur le portail : « Factures émises » > Dépôt, téléversez, sélectionnez le cadre (fournisseur direct ou sous-traitant), vérifiez métadonnées et RIB, envoyez, archivez l’accusé.
- Anticipez les contrôles, imposez un numéro unique par SIRET, suivez « Suivi des flux », corrigez puis redéposez, ajoutez un pré-contrôle dans l’ERP.
Créer un compte sur Chorus Pro
Avant toute opération, l’accès à la plateforme nécessite un compte validé. Cette étape ouvre l’accès aux fonctions de dépôt et de suivi des factures.
Pourquoi disposer d’un compte
Un compte sur Chorus Pro vous permet d’envoyer des factures aux entités publiques, de suivre l’état des flux et de récupérer les accusés. Sans compte, l’envoi n’est pas possible et la traçabilité disparaît.
Le compte garantit l’identification du fournisseur par son SIRET, la gestion des mandats et l’accès au tableau de bord « Factures émises ». Il facilite aussi la gestion des erreurs et des rejets avec des notifications centralisées.
Processus de création
La création se fait depuis le portail officiel. Rendez-vous sur le site indiqué, puis lancez l’inscription via le bouton prévu à cet effet.
Vous devrez renseigner votre numéro SIRET, vos coordonnées complètes et une adresse e-mail. La validation du compte s’effectue par un e-mail gratuit envoyé après l’enregistrement des informations.
Après validation, vérifiez les paramètres de structure et les mandats si vous devez facturer pour le compte d’autres entités ou sous-traitants. Ces réglages influencent les droits d’accès et les cadres de dépôt autorisés.
Pensez à enregistrer un contact administratif et un contact technique, cela facilite la résolution des anomalies et les échanges avec les services support.
Choisir le mode de dépôt adapté
Le mode de dépôt doit être choisi en fonction du volume et de l’intégration souhaitée avec votre comptabilité ou ERP.
Mode Portail pour faibles volumes
Le mode Portail est conçu pour les entreprises qui émettent un nombre limité de factures. Il permet le dépôt via interface web, avec saisie manuelle ou envoi de fichiers PDF, XML ou Factur‑X.
Ce mode est adapté aux structures sans automatisation complète, offrant une interface lisible et des contrôles immédiats. Il convient également aux corrections ponctuelles et aux transferts de factures unitaires.
API / EDI pour volumes importants
Pour les envois massifs, l’intégration via API ou EDI est recommandée. Ce canal permet une transmission automatisée depuis un système de facturation ou un ERP, réduisant les tâches manuelles et les erreurs de saisie.
L’intégration nécessite des développements ou la configuration d’un prestataire technique, mais elle améliore la cadence d’envoi, la traçabilité technique et la réconciliation comptable. La communauté technique fournit des schémas et des exemples d’implémentation pour les flux XML.
Formats acceptés pour le dépôt de factures
Chorus Pro accepte plusieurs formats, chacun ayant des caractéristiques propres pour la structuration des données et la preuve d’authenticité.
Le format PDF permet d’envoyer une facture visuellement identique à la version imprimée. Il est utile pour les dépôts manuels ou lorsque le logiciel ne génère pas d’XML.
Si vous ne disposez pas d’un contrôle interne permettant de garantir l’authenticité, le PDF doit être signé électroniquement. En l’absence de signature, la plateforme peut appliquer des contrôles supplémentaires ou demander des justificatifs.
XML structuré
Le XML structuré contient les données de la facture dans un format lisible par machine, sans document PDF joint. Il est privilégié pour les échanges automatisés et la validation rapide des champs obligatoires.
Ce format facilite la remontée des éléments comptables (montants, TVA, désignation des lignes) et réduit les erreurs d’interprétation liées à l’OCR. Il est recommandé lorsqu’une intégration API/EDI est en place.
XML mixte
Le XML mixte combine un fichier XML structuré et un PDF joint, ce qui offre à la fois la richesse des données machine et la lisibilité humaine du PDF. C’est un bon compromis pour les organisations souhaitant conserver une version imprimable.
Ce mode permet au système de traiter les données via le XML tout en conservant le visuel, utile en cas de contrôles externes ou d’archives. Il réduit les risques de rejet liés à des champs manquants, tout en conservant la traçabilité classique.
Factur-X
Factur-X est un format hybride, combinant un fichier PDF et des métadonnées XML intégrées. Il offre une compatibilité avec les outils de lecture tout en conservant la complétude des informations structurées.
Ce format est de plus en plus supporté par les logiciels comptables, facilitant l’automatisation de l’intégration. Il est pratique pour les envois unitaires et pour assurer la lisibilité par l’administration et vos clients publics.
Archive ZIP pour lots
Pour l’envoi par lots, Chorus Pro accepte des archives ZIP, ce qui optimise le transfert de plusieurs factures. La taille maximale autorisée est 30 Mo par archive.
Les archives doivent respecter la nomenclature et la structure demandées pour que la plateforme puisse extraire et traiter chaque facture individuellement. L’usage de ZIP est courant pour les transmissions par EDI ou pour regrouper des factures unitaires avant dépôt manuel.
Pour résumer les formats et contraintes, voici un tableau synthétique.
| Format | Description | Cas d’usage | Contraintes |
|---|---|---|---|
| Document visuel, lisible à l’identique | Dépôt manuel, factures unitaires | Signature requise si pas de contrôle interne | |
| XML structuré | Données machine, sans PDF | Envois automatisés, réconciliation | Doit respecter le schéma Chorus Pro |
| XML mixte | XML + PDF | Allier automatisation et lisibilité | Fichier combiné, vérification des deux éléments |
| Factur-X | PDF avec métadonnées XML | Interopérabilité, compatibilité logicielle | Support logiciel requis |
| ZIP | Archive contenant plusieurs factures | Transferts en lot | Taille maximale 30 Mo |
Étapes de dépôt via le portail
La procédure via l’interface web est linéaire, conçue pour guider l’utilisateur du téléchargement à l’envoi final.
Accéder à l’espace de dépôt
Connectez-vous, puis rendez-vous dans l’onglet « Factures émises ». Cette section regroupe les outils de dépôt et le suivi des envois.
Vous verrez l’option « Dépôt de facture », qui ouvre l’assistant de téléchargement. L’aide contextuelle précise les formats acceptés et les règles de nommage des fichiers.
Choisir, vérifier et envoyer
Après sélection de « Dépôt de facture », uploadez le fichier ou l’archive ZIP. Le système affiche les métadonnées extraites et les champs pré-remplis tels que les informations du fournisseur et le RIB.
Choisissez le cadre de dépôt : fournisseur direct ou sous-traitant. Vérifiez l’exactitude des données, complétez les champs manquants, puis confirmez par « Valider et envoyer ». Conservez l’accusé d’envoi pour vos archives.
Contrôles et suivi des dépôts
Chorus Pro applique plusieurs niveaux de vérification pour sécuriser les flux et garantir la conformité des factures.
Vérifications techniques initiales
À la réception, les fichiers subissent des contrôles antivirus, de format et de taille. Ces vérifications empêchent la transmission de fichiers corrompus ou non conformes.
Un rejet technique entraîne la notification de l’émetteur avec la nature de l’erreur, pour permettre une correction et un nouveau dépôt. La répétition de dépôts incorrects peut retarder le traitement administratif.
Traitement automatique et OCR
Pour les PDF, Chorus Pro applique une reconnaissance optique des caractères (OCR) pour extraire les éléments clés. Les XML sont lus directement sans étape OCR.
Le système tente ensuite d’associer les données à des schémas internes et d’alerter en cas de données manquantes ou incohérentes. Le suivi se fait via le module « Suivi des flux », qui liste les factures conformes et celles en anomalie.
Numérotation et unicité
Chaque dépôt doit être associé à un numéro unique par SIRET, afin d’éviter les doublons et les conflits comptables. Ce numéro sert de clé de référence pour les traitements ultérieurs.
En cas de doublon détecté, la plateforme signale l’anomalie et bloque l’intégration jusqu’à résolution. Respecter une numérotation continue, via votre logiciel comptable, simplifie le contrôle et la justification des pièces.
Points de vigilance à considérer
Quelques bonnes pratiques réduisent les risques de rejet et accélèrent les délais de paiement.
Respecter les données obligatoires
Assurez-vous d’inclure toutes les informations exigées par l’administration, telles que listées sur les plateformes officielles. Les champs manquants ou mal formatés sont la première cause de rejet.
Parmi ces éléments, vérifiez l’identité du fournisseur, le numéro SIRET, l’adresse complète, le numéro de facture, les montants HT/TVA/TTC et le RIB. L’absence d’un seul élément peut générer un signalement.
Numérotation et continuité
Utilisez une numérotation continue et cohérente, gérée par votre logiciel de facturation. Les interruptions ou doublons dans la série peuvent compliquer les contrôles financiers et fiscaux.
Documentez les corrections éventuelles et gardez une traçabilité des numéros réattribués ou ajustés. Cette rigueur facilite les audits et les rapprochements bancaires.
Confirmation d’envoi et gestion des anomalies
Après chaque dépôt, récupérez la confirmation d’envoi fournie par Chorus Pro et archivez-la. Ce reçu électronique vaut preuve de transmission en cas de contestation.
Si une anomalie est signalée, corrigez la facture localement puis redéposez-la. Respectez les formats requis et conservez les accusés de nouvelle transmission pour le suivi comptable.
Ressources supplémentaires
Des guides techniques et des communautés d’utilisateurs facilitent la montée en compétence sur les modes EDI/API et les bonnes pratiques de préparation des factures.
Documentation technique et communauté
La documentation communautaire fournit des tutoriels, des schémas XML et des retours d’expérience sur l’intégration API.
Consultez les espaces dédiés à l’EDI et à l’API pour obtenir des spécifications techniques et des exemples de payload. L’échange avec d’autres utilisateurs permet d’anticiper les pièges de terrain.
Conseils pour préparer les factures
Préparez les fichiers en amont, en validant la présence de tous les champs obligatoires et en contrôlant la cohérence des montants. Un pré-contrôle automatisé dans votre ERP réduit fortement les rejets.
Utilisez des formats structurés lorsque c’est possible, standardisez les libellés et maintenez un registre des numéros de factures pour faciliter la réconciliation. Ces mesures optimisent la reconnaissance automatique lors de l’envoi.
En synthèse, une inscription correcte, le choix du mode en fonction du volume, le respect des formats et des contrôles, ainsi qu’une préparation rigoureuse des factures, réduisent les incidents et améliorent les délais de paiement.
